こんばんわ、kazuです。
この４月から新社会人になり、新人研修を終えて配属された若者たちも、そろそろ部署に馴染んできた頃ではないでしょうか？
私が働いている部署には残念ながら新人の配属はなかったのですが、最近よく思うことがあります。
仕事のできる人と出来ない人って、はっきりと分かれる。
最近は本業の傍らで始めたネットショップの準備に追われてるのでたまには違うこと書きたい。
そんな訳で今日は「仕事の仕方」について話していこっかなと思います。
「仕事ができる」とは？
単純に仕事ができる、と言っても漠然としてますよね？ちょっと掘り下げます。実はそんなに難しいことではありません。
大体の仕事が「成果」のためのものだと思います。仕事の先に何があるか、ってことです。
- セールスマンであれば「物を売る」
- 販売店であれば「売上を上げる」
- 製造業であれば「物を作る」
- ブロガーであれば「アフィリエイト収入」
などなど。
「仕事が出来る」ことの１つ目の条件は「成果の質を上げる」ことです。
もう１つ、大切なことがあります。それが成果に到るまでの「スピード」ですね。
どんなに質のいい仕事をしても、納期より遅れたりしては意味がありません。むしろゆとりのない今の日本社会では早ければ早いに越したことはない、という考えがほとんどです。
しかし逆を言えば、どんなに早くても雑な仕事というのも意味がありませんね。
つまり、非常に当たり前ですが「仕事が出来る人」というのは「少ない時間で質の良い成果を上げられる人」ということです。
その「質」と「スピード」、それぞれを高めるためにどうするか考えることで「仕事の出来る人」になれるのです。
その２つを別々にして考えることで「仕事出来るマン」へ近づいていけます。
質を上げる仕事の仕方
ぶっちゃけ「仕事の質を上げる秘訣」なんてものはありません。あったら私が知りたい(笑)
RPGの主人公を想像して下さい。最初は弱いでしょ？弱くて当たり前、これから強くなればいいんです。
新入社員も同じですね。最初はレベル１です。個人差はありますが、高くてもせいぜいレベル３です。私はこれまでの経験でレベル10の新入社員なんて見たことありません。(噂によるといることはいるらしいですが非常にレア)
「低いレベルで質の良い仕事が出来る方法」なんてものはないのですが、「効率よく経験値を得る方法」はあります。
新入社員にとっての「成果」とは「早くレベル20になること」と言っても過言ではありません。会社によってはレベル25を期待されるかもわかりませんが、最初に望まれることは「一定のレベルまで上がること」ですね。
社員研修とは「一番最初の敵を倒せるレベル」まで全員を押し上げるための研修です。そこからのレベル上げは自分でしなければいけません。
前置きが長くなりましたが、効率良くレベル上げをする具体的な方法を紹介します。
ちゃんと話を聞けるようになること
まずはこれ。「えっ？」って思わない。「そんな当たり前のこと出来てるよ！」と思いましたか？
私の経験上、新入社員の８割は「ちゃんと話が聞けないコ」でした。
「話を聞く」というのは、相手の言葉を聞けばいいという訳ではないんです。「相手が何を言っているのか理解する」のが話を聞くということなんです。
一通り聞いたあと、解らないことがあれば解るまで質問をする。途中で腰を折るのはダメですよ？終わってから聞くこと。
それが「話を聞く」ということなんです。
仕事を割り当てられる時も、最初は上司の話から始まる訳です。その時にその「内容」をきちんと理解しないことには正しい成果に結びつく訳がありません。さらに成果の質を上げるためには、「話の端々から隠れた情報を読み取る」ことが大切です。相手の言っていることを表面だけ理解しても質は上がりません。
そのためにはまず「ちゃんと話を聞けるようになること」。これが質を上げる第一歩です。
メモが取れるようになること
はい、これまた「当たり前のこと」が来ました。基本中の基本ですね。
大事な話や情報について、メモって取ってますよね？確かに取ってます。しかし問題は「取れてない」ことなんです。
自分が取ったメモ、あとで見返して自分で理解出来ますか？
もしくは「あの時のあの話の〜」ってなった時、そのメモは瞬時に取り出せますか？
これも８割の人が出来ないイメージです。
仕事の出来ない人の特徴として「手段の目的化」という現象があります。
つまり「目的のための手段なのに、いつの間にかその手段そのものが目的になってしまうこと」です。
他にも、私の職場に出入りしている保険の外交員さん。彼女たちの成果(=目的)は「保険に加入してもらうこと」に決まっているのですが、その手段である「リーフレットを配る」ことが目的化しているように見受けられます。
もっと身近なことで言えば「テーブル拭き」もそうです。「テーブルを吹くこと」って実は「手段」であって、「目的」は「テーブルを綺麗にすること」なんです。あなたが拭いたテーブル、本当に綺麗になりましたか？
このように「目的の手段化」は至るところに溢れており、ちょっと気を抜くと境界線があっさり崩壊してしまうようです。
「メモを取る」にもそれが当てはまり、後で活用するためのメモのはずなのに、取ること自体で満足してしまう人が多いです。
では「上手なメモの取り方」はどういう方法でしょう。私なりの「メモ術」を紹介します。
それは「メモ帳を２種類に分けること」です。
まず、何か重要な情報をすぐに記録しないといけない時に使うメモ帳。これが一般的な人のメモ帳ですね。大体の人がこのメモ帳に走り書きをして終わることを「メモを取る」と呼びます。
私はこれにもう１つ、「メモ帳から書き写すメモ帳」を用意しています。
走り書きしたメモを、時系列、案件別などにまとめるためのメモです。ノートと言った方がいいかもしれませんね。
そうすることで急いで取ったメモでも、書き写すことで頭に入れることができます。さらに時系列や案件別でまとめることで必要な時にすぐ取り出せるようにもなります。
このメモを蓄積することで、例えば１年後に同じ案件が発生した時に１歩も２歩も先からスタート出来るわけです。ほとんどの場合このメモに書かれていることは「成果後の報告書」には書かれていない内容ばかりになりますので非常に役に立ちます。
このノートの積み重ねが自分の仕事の軌跡となり、仕事上で得た財産となります。
まさに「経験値を積む」という感じですね。
スピードを上げる仕事の仕方
続いて「スピードを上げる方法」です。
こちらは「質」に比べて経験に依る割合が若干下がります。もちろん経験によるスピードアップもあるのですが、それは「慣れ」によるところが大きく実際に「スピードアップ」しているとは少し違うかもしれません。
スケジューリングをしっかりとすること
基本的なことしか言ってませんが、実際に一番大切なのに一番疎かになるのが基本的な部分ですから。
案件に対して成果を上げるまでのスケジュールを組むことなんて、全員がやっていることだと思います。ではなぜ全員がやっているのに納期すれすれになってしまったり、時には平気な顔で遅れてくる人がいるのでしょうか。
それは「スケジューリングの仕方が真逆」なことが原因です。
仕事が早い人は逆算してスケジューリングをします。
例えば10日後が納期の案件があったとします。今回はABCDと４つの過程を経てEという成果に辿り着くとしましょう。
仕事の遅い人は「Aは１日、Bに２日、Cに３日、Dも３日あれば出来るから９日目にEが仕上がる」なんて組み方をしてしまいます。
しかし仕事の早い人は「９日目にEが仕上がるとして、３日かかるDは７日目、同じく３日かかるCは４日目、２日かかるBは２日目、１日で出来るAは１日目に取り掛からないと間に合わない。ということはすぐに開始しないと」という組み方になります。
逆算することで各過程の開始すべき日や〆切が浮き彫りにされるため、今のペースが遅れているのかどうかを判断しやすいです。
さらに納期までの期間が長い場合には、すぐに開始すべきかどうかの判断も出来るため他の案件との優先度も比べやすいです。
さらにさらに各過程ごとの〆切を調整しやすいため、時には特定のプロセスに大きく時間を割くことで質を上げることも可能になります。
このように「逆算でのスケジューリング」は納期を守る上で必須のルーティーンと言えます。
リスケジュールをしっかりとする
仕事なんてのは予定通りいくことばかりではありません。自分一人で完結する仕事ならまだしも、他の人と連携する仕事の方が多いでしょうからなおさらです。
同僚や上司も多くの案件を抱えています。あなたが「これくらいなら１日で戻ってくるだろう」と思って投げた仕事が２日経っても戻ってこない、なんてことは良くありませんか？
そうなった時に「リスケジュール」は必ず必要です。
２日で終わるはずだったBに３日かかってしまった。だけどそのままCに３日間かけた。では納期に間に合わなくなります。
Bに１日余分な時間がかかった時点で、以後のCかDのどちらからその１日を引くのかを検討すべきです。そして遅れた日程はなるべく早く取り戻すことが肝心です。CもDも同様に遅れる可能性があるからです。
そうして常にスケジュールを組み直すことで安定して仕事を進めることが出来る訳です。
オススメの方法としては、卓上サイズの月めくりカレンダーを案件の数だけコピーしてそれぞれの過程を逆算で書き込んでいく方法があります。
そうすることで案件別に現在の状況を把握することが出来る他、視覚的に今の自分の仕事量が把握することができます。
新入社員がこの方法でスケジュール管理をしていたら私は間違いなく一目置きます。
あくまで「新入社員」にオススメの方法で、中堅以上がやっていると少し恥ずかしいかもしれませんが、スケジュール管理がうまく行かないと感じている方は試してみてはいかがでしょうか？
まとめ！！
さて、一応この記事は「新入社員向け」に書いた記事です。しかし残念なことに新入社員じゃなくても出来てない人がびっくりするくらい大勢いるのも事実です。
まさに今日、私が職場で係長クラスのスケジューリングの甘さで引き起こされた事故に巻き込まれたのがこの記事を書くきっかけです。
どれもこれも「明日から出来ること」ばかりです。「仕事が出来るようになりたい！」と思う方はすぐ実践してみましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
それでは。また。
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